37. Secrétariat

Pour m'occuper lors de mes vacances 2008-2009, j'ai occupé le poste de secrétaire dans l'entreprise Pricewaterhouse Coopers, cabinet d'audit et de commissariat aux comptes . J'ai travaillé pendant deux semaines de 16h à 19h en extra et pendant une semaine en remplacement de 7h30 à 11h30 et de 15h à 19h. Depuis la reprise des cours a l'EGC, il m'arrive de travailler le soir a PWC (entre 2h et 4h par soir) selon leurs besoins et mes disponibilités.

Preuve :

Contrat de travail

Compétences :

- Tenir le standard

- Utiliser le logiciel Lotus

- Modifier les rapports sur Word puis les imprimer et les préparer (reliures)

- Préparer le courier, l'affranchir et le faire partir par la poste

- Gérer toutes les arrivées et les departs de courriers via la poste ou les coursiers.

- Envoyer les relances aux clients par fax et classer les retours.

- Accueillir les clients

- Exécuter des ordres

Pourquoi PWC ? Pour ce travail, je n’avais pas réellement de préférences quant au choix de l’entreprise. C’est grâce à un réseau de contacts que j’ai pris l’initiative de proposer mes services. Je n’ai pas hésité à répondre favorablement à l’offre du poste de remplaçante au secrétariat.

Avec du recul : Ce poste de standardiste ne m'apporte pas beaucoup de compétences en relation avec mes études, bien que certaines choses s'avèrent utiles. Néanmoins, il me permet de découvrir une nouvelle entreprise, son fonctionnement, son activité qui auparavant m'étaient inconnues ainsi que de rencontrer des professionnels.

C'était aussi un moyen de m'initier à l'audit, qui m’a semblé intéressant et que j’envisage désormais pour un futur stage.

36. Organisation du séminaire d'intégration promo 2011

Entant que membre du Bureau des Elèves, le premier évènement à réaliser dans l'année est le séminaire d'intégration des 1ères années. C'est un évènement particulier avec pour objectif de "briser la glace" au sein des deux promotions : Faux cours pour commencer la journée, déguisement des élèves, gages, récolte de sous et camping qui nécessitent beaucoup d'organisation et de préparation.

L'organisation de ce séminaire rentre dans le cadre de la gestion de projet, car nous avions à réaliser des budgets, plannings et retroplannings prévisionnels.

Preuves :

- Photos de l'événement

- Conventions de partenariat

Compétences :

- Capacité à trouver des sponsors financiers et en nature

- Capacité à créer et réaliser des costumes

- Capacité à faire des réunions pour trouver des idées

- Capacité à préparer les repas des élèves

- Capacité à prévoir et mettre en place un camping (transport, nourriture, logistique, sécurité)

- Capacité à encadrer les deux promotions et le bon déroulement du séminaire

- Capacité à résoudre des problèmes de dernière minute

- Capacité à budgétiser l'événement

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Résultat : L'ensemble du séminaire s'est bien déroulé, et le feedback de la promo 2011 a été très positif. Nous avons tout de même rencontré des difficultés et des problèmes plus ou moins indépendants de notre organisation, mais le BDE a su gérer en gardant comme priorité les élevés et leur sécurité.

En terme de gestion de projet, les résultats étaient parfaitement à la hauteur de nos prévisions : Nous avons même été surpris du succès de l’évènement.

Avec du recul : Sur le plan personnel, l’organisation de ce séminaire aura approfondit notre sens du détails dans la planification, de la responsabilité et de la créativité.

35. Stage d'expérience profesionnelle.

En fin de 2ème année de l'EGC nous devons réaliser un stage d'expérience de 7 semaines en entreprise, dans un poste d'assistant lié au commerce ou à la gestion. J'ai réalisé mon stage au sein de l'entreprise Contact Communication en tant qu'assistante des gérants dans leurs campagnes de fin d'année.

Contact communication est une agence de conseils en communication, marketing, formation et évènementiel qui comprend cinq personnes à temps plein dont trois gérants.

Preuves :

- Convention de stage signée par l'entreprise et l'école

- Rapport de stage noté

- Retombées presse et photos des évènements (Journal de la Province Sud, LNC, Télé7jours..)

-Produits reçus suite aux commandes

Compétences :

1. Création de bases de données qui facilitent la recherche d'informations et la prise de décisions

2. Capacité à rentrer en relation avec les différents fournisseurs locaux ou étrangers:

- Prise de rendez vous
- Demande de devis et commandes
- Communication écrite et orale

3. Capacité à suivre des campagnes de communication :

- Rendez vous avec le client pour déterminer ses attentes

- Briefer le graphiste

4. Capacité à réaliser une proposition de campagne de communication :

- Présenter la campagne

- Créer un plan de communication

-Budgétiser

5. Capacité à mener une étude de satisfaction par téléphone

6.Capacité à organiser un "Père Noël de fin d'année" sur demande d'un client :

- Trouver des idées (lieu, animations)

- Faire une proposition sur Powerpoint pour le client

- Prise de rendez vous et entretien avec les prestataires

7.Capacité à organiser un évènement public en collaboration avec le client (évènement sur la nouvelle réglementation des déchets pour la DENV) :

- Trouver des idées

- Contacter les prestataires

- Respecter les demandes et changements du client

- Créer un plan du lieu

- Elaborer un rétroplanning

- Créer un planning du déroulement de l'évènement

- Gérer les différents préstataires

- Budgétiser

- Faire une présentation écrite et un suivit régulier de l'avancement du projet, au client, par écrit.

8. Capacité à rechercher des informations sur des sites locaux ou étrangers

9. Capacité à archiver des documents

10. Capacité à faire la pige dans différents supports presse.

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Pourquoi Contact Communication ? En fin de 1ere année, je voulais réaliser un stage dans l’évènementiel. Pascale Desrumaux étant enseignante à l’EGC, j’ai de suite pensé à son entreprise qui répondait à mes attentes et dont j’avais entendu que des retours positifs.

Bilan personnel : Mon stage dans la communication et l’évènementiel m’aura surtout aider a vaincre ma timidité et a prendre des initiatives. En plus d’avoir acquis de nombreuses compétences théoriques, j’ai pu mettre en pratique mes connaissances (informatique, marketing, gestion de projet…) et approfondir mon coté relationnel.

Avec du recul : J’ai beaucoup aimé découvrir l’agence, son fonctionnement et son activité que j’ai trouvé intéressants. Néanmoins, je manque d’éléments pour me décider quant à mon orientation, à savoir si « je suis plus » marketing ou finance. J’envisage donc un stage dans la finance au sein d’une plus grande entreprise pour pouvoir faire le choix dans le futur.